Coisas que seu sistema de gerenciamento de qualidade precisa

Este artigo cobrirá cinco coisas que você pode incluir no seu SGQ, o que aumentará sua capacidade de estender a qualidade para o resto da organização. Ele considerará o benefício da flexibilidade, a rastreabilidade do processo, o pensamento baseado em riscos e a criação de visibilidade para criar melhores métricas de relatório.

Flexibilidade para se adaptar aos seus processos

Uma das considerações mais importantes é a capacidade do sistema de se adaptar aos processos de negócios existentes e ser flexível o suficiente para mudar à medida que seus processos melhoram. Isso pode parecer uma afirmação simples, mas muitas vezes os fornecedores de software constroem seus sistemas em torno de uma abordagem genérica de melhores práticas que não pode ser alterada sem tempo e custo substanciais.

Flexibilidade para se adaptar aos seus processos

Esses fornecedores querem que você adapte seus processos ao software deles, e não o contrário. Se sua empresa passou anos desenvolvendo e ajustando processos de negócios, e ao adquirir um sistema de software, você se reengenharia seus processos comprovados para se adequar às limitações do sistema de software, você comprometeu sua eficiência.

Um SGQ eficaz moldará seus processos de negócios, e não o contrário. Você não deve gastar seu tempo tentando adaptar seus processos aos compromissos tecnológicos.

Rastreabilidade

Embora seja importante envolver as pessoas no processo de qualidade, o próprio processo também precisa estar conectado. Ao falar de coisas como “conectadas”, quero dizer que, quando construímos nossos processos, precisamos ter certeza de que eles transmitem informações de um lugar para outro.

O que queremos garantir é que as informações relacionadas de um processo sejam inseridas na próxima, para que nenhuma informação seja perdida. Uma reclamação do cliente é um bom exemplo. Todos nós provavelmente estamos familiarizados com o feedback pós-mercado que chega às nossas organizações – geralmente reclamações – que precisamos abordar.

Normalmente, uma reclamação é avaliada e depois entregue para investigação. Em um processo conectado, você pode herdar as informações automaticamente da reclamação para a investigação. Não há reinserção manual de informações, ela está lá automaticamente. Se considerarmos que isso é uma questão sistêmica, essas informações são movidas automaticamente para o processo de ação corretiva?

A informação é herdada? Isso é tudo sobre como mover informações de forma contínua da detecção de eventos para a correção de eventos. Mas vai além disso: uma vez que tomamos a ação corretiva, como pegamos essa informação, relatamos e impulsionamos a mudança na organização?

Esses processos tocam diferentes partes do negócio, mas em uma organização operacionalmente eficiente, tudo está conectado em uma “história de qualidade”. Em um estado desejado, você deseja que o processo esteja alinhado, harmonizado e padronizado para que tudo esteja conectado do início ao fim. Nenhum dado ou informação é perdido, e a história completa está lá.

Mas e o componente crítico de demonstrar essa história para alguém que está olhando para ela, como um auditor ou inspetor? É por isso que ter um conjunto conectado de processos altera o jogo.

Em um estado desejado, você quer um método pronto para inspeção, de modo que, quando um auditor pede, você só precisa puxar um relatório que mostre toda a história – como a reclamação chegou, o que você fez para investigar e tomar ações corretivas. , e quais ações ou mudanças resultantes vieram dela. Isso é o que as organizações operacionalmente excelentes fazem, e isso é o que é desejado.

Uma abordagem de pensamento baseada em riscos

Uma das coisas mais comuns que me perguntam é: “Como eu começo a identificar meus riscos?” Primeiro, você precisa examinar suas operações, procurar possíveis perigos nessas operações e categorizá-las.

Como você faz isso? Perguntando.

Você pode pesquisar e auditar suas operações, como normalmente faria, mas certifique-se de descobrir os riscos potenciais de todas as áreas da empresa. Pense nos problemas que podem ocorrer e na probabilidade de eles ocorrerem. Você provavelmente terá muitos perigos e muitas probabilidades. A chave é coletar e analisar os perigos e, em seguida, categorizá-los. Isso é chamado de taxonomia do risco – áreas gerais de tipos de risco em categorias mais amplas.

A partir daí, você pode entender melhor tudo. Em seguida, você pode criar escalas gerais de gravidade de perigos e sua frequência (ou seja, sua probabilidade de ocorrer). Então você pode ter mais variabilidade, mas é a maneira mais fácil e lógica de identificar e organizar os níveis gerais de risco. O próximo passo é calcular seu risco.

Existem várias maneiras de avaliar o risco, mas a conclusão é que você está fazendo o cálculo dos componentes para quantificar o risco. Ao fazer isso, lembre-se de que a avaliação de riscos e a avaliação de riscos não são automáticas. A matemática é complicada; nem sempre resolve o problema, especialmente nas operações.

Com muita frequência, ouvimos falar de pessoas que implementam ferramentas de avaliação de risco que calculam o risco, e simplesmente deixam para a ferramenta determinar o risco. A realidade é que a ferramenta está lá para ajudar a guiar suas decisões e cálculos de risco, mas as decisões finais sobre como lidar com o risco devem vir das pessoas.

A ferramenta está lá como um guia, mas a maioria das pessoas testará suas ferramentas de risco com dados do mundo real. Isso é feito reunindo-se em equipe e revisando os cálculos de risco para confirmar que os cálculos realmente refletem o que seria feito no mundo real. Alguns ajustes na matemática podem ser necessários, mas o tratamento do risco deve ser entendido como uma combinação de pessoas, processos e ferramentas.

Integração

As áreas operacionais não vivem mais em silos quando se trata de sistemas comerciais. Independentemente de serem sistemas de produção, sistemas financeiros ou sistemas de qualidade, a capacidade de interagir, colaborar e coordenar os negócios é a chave para descobrir quaisquer falhas nos processos. Isso também cria visibilidade de uma área operacional para a próxima.

Integração

É de suma importância poder integrar seus sistemas; Ao procurar selecionar um sistema, tenha em mente as opções de integração disponíveis na solução. Evite soluções que reivindicam integração, mas só farão “buscas” básicas de integração.

Embora isso seja poderoso e elimine algum grau de entrada dupla de dados, a verdadeira integração não só extrairá dados de sistemas de produção, mas também enviará dados de volta para esses sistemas, como problemas de não conformidade, custo geral de atividades de qualidade e muito mais.

A verdadeira integração pode dar visibilidade à sua empresa em outros sistemas dentro da empresa, permitindo uma resolução mais rápida dos problemas de qualidade, sem perda de produção e melhor colaboração entre as áreas operacionais.